Adatvagyon felmérés

2013-05-21 14:51
kisebb betű nagyobb betű e-mailben elküld nyomtatás

Az elektronikus adatok felmérését az EKOP-1.2.8-08-2008-0001, Elektronikus levéltár kialakításának projektje és a megvalósításra létrejött konzorcium (Tagjai: Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató zrt. (NISZ), Magyar Nemzeti Levéltár Magyar Országos Levéltára (MNL-MOL), Budapest Főváros Levéltára (BFL) által 2009-ben aláírt szerződése ösztönözte.


A rendszer tárkapacitásának tervezése során – már az előkészítés fázisában - 2007-2008 folyamán az informatikus szakemberek által feltett kérdésre, miszerint hány terrabájt (TB) adat befogadásával kell/lehet számolni, amely a storidge-ok méretét is megszabja, a levéltárosok nem tudtak megnyugtató választ adni. A kérdés tulajdonképpen felkészületlenül érte a szakmát annak ellenére, hogy jogszabály írta elő az elektronikus iratok levéltári szervnyilvántartó rendszerben történő vezetését.
A BFL néhány szakember bevonásával 2007-ben és 2008-ban – az idő rövidségére tekintettel, hiszen az informatikusok a választ azonnal várták – részleges, nem teljeskörű felmérés keretében kísérletet tett a válaszadásra. Elektronikus és postai levelek útján, valamint telefonon megkeresték azokat az iratképzőket, amelyek a korábbi tapasztalatok alapján rendelkeztek elektronikus iratokkal. A beérkezett adatokat ezután nem követte helyszíni ellenőrzés, hanem kontroll, validálás nélkül elfogadták. Statisztikai módszerek alkalmazásával állapították meg a - hangsúlyozottan - becsült végső értéket. Nyilvánvaló volt, hogy ez a mennyiség a felmérés módszerének nagy kockázati tartalma, bizonytalansága miatt nem adekvát. A konklúziót levonták és egy új, hatékony metodika kidolgozását és ez alapján újabb felmérés   irányoztak elő.
A projekt aláírását követően – a finanszírozási háttér biztosításával - kerülhetett sor arra, hogy az informatikai, szabályozási, iratkezelési területen nagy tapasztalattal rendelkező piaci szereplőt kérjenek fel a feladat végrehajtására. Az elektronikus adatok felmérése - legalábbis hazánkba - úttörő vállalkozásnak minősült és rendkívül összetett szakmai felkészültséget igényelt.
A BFL 2009-ben szerződött a Flexus Consulting Tanácsadó kft.-vel, akik segítségével 2010-ben, folytatta le a vizsgálatot.
A vizsgálat célja, hogy meghatározza az elektronikus iratok terjedelmét (GB, TB), jellegét (képi, metaadat stb.), az iratképzők által alkalmazott informatikai megoldásokat, gyakorlatokat, objektumtípusokat (doc, xls, stb.), és a maradandó érték mennyiségét. Járulékos hozadékként teljesült a jogszabály betartásával a szervnyilvántartás feltöltése is.

Budapest Főváros Levéltára 1139 Budapest Teve u. 3-5., Központi telefonszám: 06-1-298-7500, Fax: 06-1-298-7555
Kutatófelügyelet: 06-1-298-7503, 06-1-298-7504, Ügyfélszolgálat: 06-1-298-7501, 06-1-298-7502
E-mail: bfl@bparchiv.hu, kutato@bparchiv.hu, epitesikutato@bparchiv.hu